EL SUSTENTO DE LAS TRANSACCIONES Y SU FEHACIENCIA

Para los profesionales de la Contabilidad es común encontrarnos con empresarios, gerentes o administradores de empresas (en adelante “la administración”) con la arraigada idea que, para tener una contabilidad ordenada, es suficiente un documento (comprobante de pago, la mayoría de las veces) que se anotará en un registro o en un libro de contabilidad que, a su vez, servirá como fuente para calcular la materia imponible de algún impuesto.

Están plenamente convencidos que con eso acreditaron la validez, veracidad y la realidad de las transacciones ejecutadas en un determinado período; sin tener en cuenta que cada una de ellas conlleva una serie de actividades y comunicaciones previas (internas y externas) que también forman parte de la acreditación y del sustento de su real ejecución. Es común observar que algunos administradores hasta llegan a desechar esa información sin una debida valoración de sus bondades cualitativas para la adecuada sustentación de ellas.

Esa forma de pensar les puede originar contingencias y costos tributarios imprevistos dado que los mecanismos de fiscalización -aparte de contar con tecnología de punta y profesionales mejor capacitados- avanza en sus técnicas y procedimientos de fiscalización, incluyendo dentro de sus programas de trabajo la revisión de tales actividades previas realizadas en el devenir de las operaciones del negocio: cotizaciones, órdenes de compra, guías de remisión, guías del transportista, vales de ingreso y de salida de almacén, correos, comunicaciones, redes sociales, bancarización, cruces de información, etc.

Lograr que la administración de la empresa comprenda e internalice que la contabilidad no sólo es el comprobante de pago; ni su registro en un libro de contabilidad; ni la conjunción de ambos elementos es una tarea permanente en nuestra labor profesional.

 En un proceso de rendición de cuentas frente a los accionistas, o frente a terceros interesados en invertir en la empresa, o frente a una revisión fiscal el comprobante de pago y el libro no resultarán pruebas suficientes.

Como lo exigen las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) al emitirse estados financieros de propósito general para usuarios externos; o, al momento de sustentar la utilidad del período (ingresos menos costos y gastos) para el cálculo del impuesto a la renta, debe contarse con la seguridad de que tales estados financieros y la utilidad o pérdida resultante de sus operaciones son fiel reflejo de transacciones reales y efectivamente realizadas y ejecutadas; que tales transacciones fueron necesarias para obtener los ingresos reconocidos; o que, de no haberse incurrido en esos costos o gastos sería muy difícil de mantener su fuente productora.

Figura 1. Error común de la administración

Contar con evidencias de fuente interna y de fuente externa, de diversa índole, que acredite fehaciente y suficientemente la realización de las operaciones; así como acreditar la necesidad de tener que incurrir en los costos y/o gastos declarados para generar los ingresos es responsabilidad de la administración de la empresa.                 

En más de cincuenta años de ejercicio profesional encontré argumentos por demás absurdos, ridículos y hasta jocosos cuando pedíamos este sustento. La pregunta a los responsables siempre era la misma: si tú, que eres la persona más interesada en contar con información válida para respaldar tu gestión ¿cómo te puedo creer que no te interese el saldo en efectivo en tu caja diaria?; ¿cómo te puedo creer que no tienes un control elemental para tu cuenta en el banco y que nunca concilias con él?; ¿cómo entenderte que no te preocupas por implementar un kardex con información mínima para controlar tus almacenes?; ¿cómo te puedo aceptar que no te preocupas por custodiar tus bienes y no tienes un margesí patrimonial?; ¿cómo creerte que no sabes a quienes les debes (o quienes te deben) y cuánto a cada uno?; ¿vendes sin factura y depositas tus ventas en tu cuenta bancaria?; ¿compras con facturas y/o boletas electrónicas y ocultas estos documentos en tu contabilidad?; ¿eres empresario o un arriesgado aventurero?

Estas preguntas que usualmente se hacen los auditores externos de estados financieros al momento de evaluar los riesgos de auditoría también se las hacen los fiscalizadores tributarios cuando analizan la naturaleza de los costos y gastos declarados. Ambos exigen la seguridad de que la información consignada y reportada en las declaraciones juradas y en los estados financieros es cierta y real; que esos estados financieros reflejan transacciones efectivamente realizadas para conseguir ingresos apropiados y que no son distorsionados con transacciones simuladas, sustentadas con documentos que figuran en la contabilidad pero que corresponden a operaciones irreales o que no son corresponden a  un ciclo normal de operaciones del negocio. La administración de la empresa no se puede engañar así misma. Esto lo conocen los fiscalizadores tributarios a la perfección. No puede existir un doble juego de informes financieros y de libros de contabilidad. En estos tiempos no resulta ni conveniente ni económico y hasta resulta arriesgado por las consecuencias penales contempladas en la Ley Penal Tributaria.

Figura 2. Ciclo normal de las transacciones.

Ejecutar cualquier transacción en un ciclo normal de operaciones conlleva un conjunto de  actividades previas, perfectamente documentables todas ellas, que son parte natural de la transacción misma.

El empresario, el gerente o el administrador como ordenado comerciante, y como lo establece la lógica común para cualquier interesado en resguardar sus intereses, se preocupa por implementar sistemas y medidas de control para la custodia de sus bienes; por diseñar políticas y procedimientos que le aseguren razonablemente que las transacciones se realizaron dentro de un plan de trabajo definido; que contaron con autorizaciones apropiadas otorgadas por niveles jerárquicos con suficiente autoridad, dentro de una organización perfectamente diseñada; y, sobre todo que se respaldan en una cantidad de evidencias de diversa índole que resultan suficientes (cantidad) y fehacientes (calidad) para acreditar que las actividades ciertamente fueron realizadas por las áreas ejecutoras del negocio.

Así, tanto la documentación interna y externa que acredita la realización de las actividades previas como los comprobantes de pago, su bancarización y otros, formará  parte de un expediente sustentatorio -tributario y financiero- que acreditará la veracidad, realidad y validez de las transacciones ejecutadas. La cuya custodia y archivo de ese expediente es responsabilidad de la administración de la empresa. Así también lo entiende la autoridad tributaria que, además, está facultada para solicitarlo en el momento que lo considere necesario.

Lima, octubre.2023